Ślub w Grecji, w Las Vegas albo w urzędzie w kraju narzeczonego jest ważny także w Polsce. Polski urząd o nim jednak nie wie, dopóki zagraniczny akt nie trafi do polskiego rejestru stanu cywilnego. Służy do tego transkrypcja. Bez niej nie zmienisz nazwiska w dowodzie, a w rejestrze PESEL dalej figurujesz jako osoba stanu wolnego.
Poniżej znajdziesz zasady na październik 2026: kiedy transkrypcja jest obowiązkowa, gdzie złożyć wniosek, jakie dokumenty przygotować, ile to kosztuje i co z nazwiskiem. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
Czym jest transkrypcja
Transkrypcja to przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do polskiego rejestru stanu cywilnego (art. 104 ust. 1 Prawa o aktach stanu cywilnego, dalej PASC). Kierownik USC przenosi treść dokumentu wiernie i literalnie, językowo i formalnie, bez ingerencji w pisownię imion i nazwisk (art. 104 ust. 2). W efekcie powstaje polski akt małżeństwa z adnotacją o transkrypcji (art. 105 ust. 1), a wnioskodawca dostaje jego odpis zupełny (art. 105 ust. 2).
Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest dokumentem stanu cywilnego, ma moc dokumentu urzędowego, pochodzi od właściwego organu i nie budzi wątpliwości co do autentyczności (art. 104 ust. 3). Ozdobny certyfikat z ceremonii w hotelu się do tego nie nadaje. Potrzebny jest odpis aktu z zagranicznego urzędu, który zarejestrował ślub.
Dwa podobne tryby:
| Sytuacja | Tryb | Opłata za odpis zupełny |
|---|---|---|
| Państwo prowadzi rejestrację stanu cywilnego i wydało akt | transkrypcja (art. 104) | 50 zł |
| Państwo nie prowadzi rejestracji stanu cywilnego | rejestracja zdarzenia (art. 99) | 39 zł |
| Akt istnieje, ale nie da się (albo bardzo trudno) zdobyć jego odpisu | odtworzenie treści (art. 109) | 39 zł |
Ten wpis dotyczy najczęstszej sytuacji, czyli transkrypcji.
Kiedy transkrypcja jest obowiązkowa
Co do zasady transkrypcja jest dobrowolna: zagraniczny akt „może zostać” przeniesiony (art. 104 ust. 1). Staje się obligatoryjna, gdy spełnione są łącznie trzy warunki (art. 104 ust. 5):
- akt dotyczy obywatela polskiego;
- ta osoba ma akt stanu cywilnego sporządzony w Polsce dla wcześniejszego zdarzenia, zwykle akt urodzenia;
- chce dokonać w USC kolejnej czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego albo ubiega się o polski dokument tożsamości lub numer PESEL.
W praktyce oznacza to, że bez transkrypcji nie wymienisz dowodu osobistego ani paszportu na nowe nazwisko. Nie uzyskasz też w USC kolejnych dokumentów, w których stan cywilny ma znaczenie, np. przy transkrypcji aktu urodzenia dziecka urodzonego za granicą. Transkrypcji można też dokonać z urzędu (art. 104 ust. 6).
A co z terminem „30 dni”? Prawo o aktach stanu cywilnego nie wyznacza terminu na złożenie wniosku o transkrypcję. Wniosek można złożyć nawet po latach. Według USC m.st. Warszawy nie ma znaczenia ani obywatelstwo, ani data zdarzenia. Terminy pojawiają się dopiero później. Po zmianie nazwiska w rejestrze PESEL trzeba niezwłocznie złożyć wniosek o nowy dowód, a stary traci ważność po 120 dniach. Opisaliśmy to we wpisie Zmiana nazwiska po ślubie.
Gdzie złożyć wniosek
- W dowolnym USC w Polsce. Wniosek składa się do „wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego” (art. 104 ust. 4), więc nie musi to być urząd właściwy dla miejsca zameldowania.
- Przez konsula RP za granicą. Konsul przesyła wniosek do USC wybranego przez wnioskodawcę (art. 104 ust. 4a). Zamiast 50 zł płaci się wtedy opłatę konsularną. Jej wysokość zależy od placówki, więc sprawdźcie stronę swojego konsulatu.
- Przez pełnomocnika. Opłata skarbowa od pełnomocnictwa wynosi 17 zł. Pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, rodzicom, dziadkom, dzieciom, wnukom albo rodzeństwu jest od niej zwolnione.
Wniosek może złożyć osoba, której akt dotyczy, albo ktoś, kto wykaże interes prawny (art. 104 ust. 4). Jeśli wniosek składa tylko jeden z małżonków, USC zawiadamia drugiego o transkrypcji i o prawie do złożenia oświadczenia o nazwisku (art. 106 ust. 2).
Jakie dokumenty przygotować
| Dokument | Uwagi |
|---|---|
| Wniosek o transkrypcję | formularz dostępny w USC. Warto od razu dopisać wniosek o dostosowanie pisowni i oświadczenia o nazwiskach (patrz niżej) |
| Oryginał zagranicznego aktu małżeństwa | odpis wydany przez zagraniczny urząd stanu cywilnego. Ten sam dokument można transkrybować tylko raz |
| Tłumaczenie przysięgłe na język polski | od tłumacza przysięgłego z listy Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego z UE/EOG albo konsula (art. 31 ust. 1) |
| Dokument tożsamości | do okazania |
| Dowód zapłaty 50 zł | opłata skarbowa za odpis zupełny po transkrypcji |
Wielojęzyczny formularz UE zamiast tłumaczenia. Jeśli ślub odbył się w innym państwie Unii, zamówcie tam odpis aktu razem z wielojęzycznym formularzem standardowym z rozporządzenia (UE) 2016/1191. Według portalu powroty.gov.pl tłumaczenie nie jest wtedy potrzebne.
Apostille i legalizacja — nie zawsze. Wiele poradników pisze, że apostille jest obowiązkowe. Według karty usługi USC m.st. Warszawy apostille albo legalizacja konsularna są potrzebne dopiero wtedy, gdy dokument budzi wątpliwości co do autentyczności. Apostille jest możliwe tylko w państwie, które jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. Część urzędów i konsulatów prosi jednak o apostille z góry. Jeśli jesteście jeszcze za granicą, a zdobycie apostille na miejscu jest tanie i szybkie, warto je załatwić od razu. Unikniecie wtedy drugiego wysyłania dokumentu.
Ile to kosztuje
| Pozycja | Kwota | Podstawa |
|---|---|---|
| Odpis zupełny po transkrypcji | 50 zł | ustawa o opłacie skarbowej, załącznik |
| Pełnomocnictwo | 17 zł (zwolnienie dla małżonka i najbliższej rodziny) | jw. |
| Poświadczenie kopii przez urzędnika (Warszawa) | 5 zł za stronę | karta usługi USC Warszawa |
| Tłumaczenie przysięgłe | cena rynkowa, zależna od języka i liczby stron | — |
| Transkrypcja przez konsula | opłata konsularna danej placówki | powroty.gov.pl |
Kwota 50 zł zgadza się z naszymi wpisami Formalności ślubne i Ślub z obcokrajowcem.
Ile trwa transkrypcja
Ustawa nie podaje terminu dla urzędu. Transkrypcja jest czynnością materialno-techniczną. Decyzję administracyjną wydaje się tylko przy odmowie (art. 2 ust. 5–6 PASC). USC m.st. Warszawy pisze, że zajmuje się wnioskiem niezwłocznie, według kolejności wpływu. Gdy dokumenty są kompletne, zwykle trwa to krótko, ale czas zależy od urzędu. Najwięcej czasu zajmuje zwykle zdobycie odpisu z zagranicy i tłumaczenia.
Nazwisko po ślubie za granicą
Tu łatwo o pomyłkę. Za granicą często nikt nie pyta o nazwisko po ślubie, a w wielu krajach zmienia się je zwyczajowo albo w osobnej procedurze. Dla polskiego rejestru liczy się to, co jest w akcie, oraz oświadczenia złożone w polskim USC.
- Akt zawiera oświadczenia o nazwiskach. Transkrypcja przenosi je wiernie, bez zmiany pisowni (art. 104 ust. 2).
- Akt ich nie zawiera. Małżonkowie mogą złożyć oświadczenia o nazwisku noszonym po ślubie we wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie do protokołu przed kierownikiem USC, który dokonał transkrypcji (art. 106 ust. 1). W tym samym trybie składa się oświadczenie o nazwisku dzieci z tego małżeństwa. Według USC m.st. Warszawy wniosek muszą wtedy podpisać oboje małżonkowie. Za granicą oświadczenia można złożyć przed konsulem przy składaniu wniosku (art. 106 ust. 4–5).
- Dopóki oświadczenia nie złożysz, w polskim rejestrze zostajesz przy dotychczasowym nazwisku. Wybór nazwiska (wspólne, własne albo dwuczłonowe) działa tak samo jak przy ślubie w Polsce. Szczegóły znajdziesz w poradniku Zmiana nazwiska po ślubie.
- Pisownia. Na wniosek USC dostosowuje pisownię danych do reguł polskich, np. „Malgorzata” na „Małgorzata”. Taki wniosek trzeba jednak złożyć razem z wnioskiem o transkrypcję (art. 104 ust. 7). Późniejszy wniosek nie jest już objęty tym przepisem.
Kiedy USC odmówi
Kierownik USC odmawia transkrypcji, gdy (art. 107):
- dokument w państwie wystawienia nie jest dokumentem stanu cywilnego, nie ma mocy dokumentu urzędowego, nie pochodzi od właściwego organu albo budzi wątpliwości co do autentyczności;
- dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;
- transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego RP.
Odmowa ma formę decyzji administracyjnej (art. 2 ust. 6), a odwołanie rozpatruje wojewoda (art. 11 ust. 2). Według USC m.st. Warszawy na odwołanie jest 14 dni. Składa się je za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję.
Małżeństwa osób tej samej płci. 25 listopada 2025 r. TSUE orzekł w sprawie C-713/23, że państwo członkowskie musi uznać małżeństwo zawarte zgodnie z prawem w innym państwie UE przez obywateli Unii korzystających ze swobody przemieszczania się. Po tym wyroku sądy administracyjne, w tym NSA, nakazywały transkrypcję, a niektóre USC jej dokonały (np. Kraków w kwietniu i Wrocław w maju 2026 r.). Rozporządzeniem Ministra Cyfryzacji ogłoszonym 22 maja 2026 r. zmieniono wzory odpisów aktów małżeństwa zawartych za granicą (zmiana miała wejść w życie 23 sierpnia 2026 r.). 28 lipca 2026 r. Trybunał Konstytucyjny uznał to rozporządzenie w tej części za niezgodne z Konstytucją. Część urzędów wstrzymała sprawy do czasu stanowiska wojewody. Sytuacja prawna jest sporna i praktyka USC się różni, dlatego przed złożeniem wniosku zapytajcie wybrany urząd albo prawnika.
Krok po kroku: plan po powrocie ze ślubu
- Jeszcze za granicą zamówcie 1–2 odpisy aktu małżeństwa z lokalnego urzędu. W UE poproście o wielojęzyczny formularz. Poza UE sprawdźcie, czy na miejscu da się szybko dostać apostille.
- Po powrocie zlećcie tłumaczenie przysięgłe, chyba że macie formularz UE.
- Złóżcie wniosek w dowolnym USC. Dopiszcie oświadczenia o nazwiskach, jeśli akt ich nie zawiera, i wniosek o polską pisownię, jeśli jest potrzebny.
- Odbierzcie odpis zupełny. Nowe nazwisko trafi do rejestru PESEL.
- Złóżcie wniosek o nowy dowód osobisty (bezpłatnie), a potem załatwcie paszport, prawo jazdy, bank i pracodawcę.
Jeśli dopiero planujecie ślub za granicą, zacznijcie od polskiego zaświadczenia, że zgodnie z prawem polskim możecie zawrzeć małżeństwo. Kosztuje 38 zł i jest ważne 6 miesięcy (art. 83 PASC). Wiele państw go wymaga. Organizację samego wesela opisuje wpis Wesele za granicą, a ślub z cudzoziemcem w Polsce wpis Ślub z obcokrajowcem w Polsce.
Najczęstsze pytania
Czy ślub za granicą jest ważny w Polsce bez transkrypcji?
Tak. Transkrypcja nie „uznaje” ślubu, tylko przenosi akt do polskiego rejestru. Jest jednak obowiązkowa, gdy obywatel polski z polskim aktem urodzenia chce wyrobić polski dowód, paszport albo PESEL lub dokonać kolejnej czynności w USC (art. 104 ust. 5 PASC).
Czy muszę złożyć wniosek w USC w miejscu zamieszkania?
Nie. Wniosek składa się do wybranego kierownika USC (art. 104 ust. 4) albo przez konsula RP (art. 104 ust. 4a).
Czy jest termin na transkrypcję?
Ustawa go nie wyznacza. Bez transkrypcji nie wymienisz jednak dokumentów na nowe nazwisko.
Czy zawsze potrzebne jest apostille?
Nie zawsze. Według USC m.st. Warszawy apostille lub legalizacja są wymagane, gdy dokument budzi wątpliwości co do autentyczności. Niektóre urzędy proszą o nie z góry, więc zapytajcie wybrany USC.
Ile kosztuje transkrypcja aktu małżeństwa?
50 zł opłaty skarbowej za odpis zupełny wydawany po transkrypcji, plus tłumaczenie przysięgłe. Przez konsula płaci się opłatę konsularną.
Za granicą nie zmieniłam nazwiska. Mogę to zrobić później?
Tak, jeśli zagraniczny akt nie zawiera oświadczeń o nazwisku. Oświadczenie można złożyć we wniosku o transkrypcję albo w dowolnym czasie później przed kierownikiem USC, który dokonał transkrypcji (art. 106 ust. 1).
Źródła
- Prawo o aktach stanu cywilnego, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 393: art. 2 ust. 5–6 (czynności materialno-techniczne, odmowa w formie decyzji), art. 11 ust. 2 (wojewoda organem odwoławczym), art. 31 (tłumaczenia), art. 83 (zaświadczenie do ślubu za granicą, 6 miesięcy), art. 99 (rejestracja), art. 104–107 (transkrypcja, nazwisko, odmowa), art. 109 (odtworzenie).
- Ustawa o opłacie skarbowej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1395: załącznik, cz. II pkt 1 i cz. IV (odpis zupełny po transkrypcji 50 zł, po rejestracji lub odtworzeniu 39 zł, zaświadczenie o możności zawarcia małżeństwa 38 zł), pełnomocnictwo 17 zł i zwolnienia.
- USC m.st. Warszawy — Przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (transkrypcja), karta USC/06/01/K: dokumenty, apostille tylko przy wątpliwościach, opłaty, „niezwłocznie”, podpis obojga małżonków, odwołanie 14 dni (strona zaktualizowana 16.07.2026).
- Portal powroty.gov.pl — Co należy zrobić, aby zarejestrować małżeństwo zawarte za granicą?: tryby (rejestracja, transkrypcja, odtworzenie), opłaty 50/39 zł, wielojęzyczny formularz UE, opłata konsularna.
- Rozporządzenie (UE) 2016/1191: wielojęzyczne formularze standardowe i zwolnienie z apostille w UE.
- RPO — wykonanie wyroku TSUE w sprawie C-713/23, odpowiedź MSWiA: stan prac nad wykonaniem wyroku, rozporządzenie z 22.05.2026 o wzorach odpisów (aktualizacja 26.06.2026).
- Wrocław — pierwsza transkrypcja zagranicznego aktu małżeństwa jednopłciowego (16.05.2026); Polsat News — orzeczenie TK z 28.07.2026; TVN24 — sprawy w USC Kraków po orzeczeniu TK (5.08.2026).
Stan prawny na 30.10.2026. Wymogi co do apostille i tłumaczeń oraz czas załatwienia sprawy mogą się różnić w zależności od USC i państwa, w którym zawarto ślub. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.